La tercerización de la cartera judicial, ¿es una ventaja para las compañías?

La tercerización es una práctica que, según la literatura especializada, se viene generalizando en las empresas, incluso sobre actividades que son centrales para las compañías. Por eso lo que nos surge como interrogante es si se debe tercerizar o no actividades que podrían considerarse centrales para la empresas, como resultaría ser el manejo de la cartera judicial.

Respecto de esa actividad, muchas veces se justifica la decisión de tercerizar basados en que tiene como principal beneficio trasladar a otros la dedicación exclusiva a las tareas de seguimiento e impulso de los expedientes considerados expertos en la materia. Pero también tiene una gran desventaja, ya que al descentralizar toda la estructura las compañías pierden mucho tiempo en recopilar información en tiempo y forma para tomar decisiones o librar informes a la dirección. Sería importante entonces, analizar cuál es el costo que traería aparejado las consecuencias de decisiones tomadas en tiempos inoportunos con información desactualizada. Por ejemplo ¿qué pasaría si quisiéramos conocer hoy el estado procesal de toda la cartera judicial de nuestra compañía , tendríamos la información fiel del juzgado actualizada?.

Actualmente, algunas compañías lograron mediante sistemas de información conseguir que sus reportes o decisiones diarias cuenten con el recurso de la información actualizada sin recurrir a reportes de terceros, y lo único que hicieron de diferente es tomar algún grado de control sobre el estado de la cartera a través de sistemas de gestión adecuados que contengan la información que requiere la compañía.

Tener información actualizada de los juicios es un activo para las empresas

Tomar decisiones con información actualizada de la cartera judicial de la compañía puede evitar pérdidas millonarias como: Recibir embargos imprevistos, avisos de sentencias inesperados, o evitar conciliar causas que no lo ameritaban. También puede lograr mayores ganancias cobrando mayor cantidad de juicios ejecutivos, y tener más controlados los gastos judiciales del departamento. Es decir, con la información adecuada, se evitan dolores de cabeza importantes o se obtienen mayores ganancias.

Pero pocas veces los juicios que se pierden son considerados “evitables”, sino más bien se creen como factores que tarde o temprano iban a suceder. Raras veces los juicios ejecutivos que no se cobran son considerados “importantes”, sin saber que todos sumados generan una enorme cantidad de dinero para la compañía. Y esto sucede por falta de información.

Para evitar esto algunas empresas, invierten importantes sumas de dinero en sistemas de gestión que administren el estado general de las causas judiciales. Pero los sistemas de gestión en su mayoría son herramientas que requieren que los usuarios hagan cargas externas de la información para brindar estadísticas o análisis que sean de utilidad, y raras veces sucede que los usuarios de un sistema de gestión jurídico, realicen la difícil tarea que demanda recorrer todos los juzgados del país en busca de las novedades de cada una de las causas que componen la cartera.

Por eso tener información es un activo para las empresas ya que los activos (productivos) permiten que las compañías aumenten sus ingresos o reduzcan los costos. El gran desafío que presentan las compañías hoy en día, es tener información actualizada oportuna y lista para tomar decisiones.

El expediente Digital

A más de medio año de sancionada la Ley 26.685 “Expediente Digital” por la cual se autorizó el uso de comunicaciones electrónicas en todos los procesos judiciales y administrativos que se tramitan ante el Poder Judicial de la Nación, otorgándoles la misma validez jurídica e idéntico valor probatorio que las impresas, la pregunta que nos surge ante este tipo de avances es ¿por qué la necesidad de la digitalización en los expedientes judiciales específicamente?

Algunas cuestiones de fundamental importancia que se pueden tener en cuenta cuando estamos hablando de digitalización tienen que ver con:

1) Manejo de una mayor cantidad de información que incrementa la eficiencia en la gestión de las carteras de expedientes. Esto significa que sin importar la distancia a la que se encuentren los expedientes se tiene el acceso inmediato a la información con un clic únicamente con lo cual conjuntamente; acorta distancias reduciendo costos y permite un control fehaciente sobre la gestión periódica de los expedientes con documentación que es fiel a la que se encuentra en los juzgados. Las tecnologías actuales además brindan la posibilidad de transportar volúmenes de información que resultarían impensados si estuviéramos manejando lo mismo en soporte papel.

2) Superior calidad de la información; al digitalizarse se evita el deterioro de los documentos que es propio del paso del tiempo.

Luego nos surgirá un nuevo interrogante consecuencia de la importancia de estos aspectos; ¿Cuánto tiempo y dinero destinamos a conseguir información?

El valor de tener información actualizada en un sistema de gestión

Muchos son los departamentos de legales que tienen sistemas de gestión jurídica implementados, y que en su momento han analizado con detenimiento las ventajas y desventajas de los innumerables sistemas de gestión jurídica que existen. La importancia de tener buenos sistemas de gestión judicial en las empresas que representan tiene como principal objetivo hacer más eficiencia el control y seguimiento de las causas judiciales. Saber si conviene conciliar o no, o eventualmente cobrar mas rápidamente algún juicio ejecutivo, son algunas de las decisiones mas comunes. Algunas empresas tienen gestión interna y seguramente su staff de abogados se concentrara en el sistema para contestar o presentar los escritos que correspondan de acuerdo al último estado de la causa. A nivel directivo, los sistemas sirven para hacer más prácticos y reales los reportes de cartera y por consiguiente más precisas las previsiones judiciales.

Pero todo sabemos que raras veces estos sistemas sirven. Y no porque sean malos, sino porque carecen de la información necesaria para que su funcionalidad arroje datos reales. Estos sistemas son cargados a mano por personal interno o externo con información interpretativa, arrojando como resultado decisiones que se alejan de la realidad.

Por eso, tener información es más importante que tener buenos sistemas, y los sistemas que se alimente de información que provenga directamente de la fuente, serán aquellos que mas serán utilizados por las compañías, porque mejoraran las decisiones y harán mas exactas las previsiones.