Gestión centralizada de la información

En algunas estructuras de las compañías los departamentos de legales delegan la gestión y administración de juicios en estudios jurídicos externos de diferentes jurisdicciones. Esta forma de descentralización de la gestión de juicios genera algunas ventajas, como la autonomía de las decisiones, pero también requiere de las organizaciones cierto control a la hora de establecer políticas o criterios de desarrollo. En algunos casos la capacidad de control se ve afectada por una serie de motivos operativos propios de la estructura, como ser:

• Canales de comunicación dispares entre los estudios.
• Demoras en las respuestas de requerimientos.
• El incremento de los costos operativos con la incorporación de nuevos agentes.
• Delegación en terceros de la propia gestión del estudio.
• La falta de acceso directo a la información requerida. 

Muchas de estas dificultades operativas incrementan su dificultad por otros motivos que ya son propios de la centralización de información como ser:

• Diferencias de capacidades tecnológicas entre los estudios. 
• La integración de sistemas con agentes, corresponsales, o estudios externos.
• El manejo de políticas de calidad de la información.
• El establecimiento de criterios únicos de trajo o informes
• La gestión de los documentos, contratos, o escritos judiciales. 

La gestión de información descentralizada, sin sistemas adecuados y métodos de control uniforme y objetivo, genera desorganización o falta de criterios que producen en algunos casos informes dispares o atemporales entre los estudios y los departamentos de legales y traen como consecuencia la falta de claridad a la hora de tomar decisiones estratégicas y en a veces urgentes.

En cuanto a este último punto la centralización de la información para el control mediante la implementación de un único sistema de gestión entre los estudios y la compañía en muchos casos suele ser la solución más obvia y en general una tendencia para la establecer criterios únicos de trabajo y mejorar la calidad de la información. Sin embargo estas soluciones traen aparejados problemas de ejecución a la hora de establecer criterios con los estudios debido a las diferencias tecnológicas, las distancias entre los agentes, e inclusive la delegación en terceros de confianza por parte del estudio; sin tener en cuenta claro esta, que muchos de estos agentes no dedica su gestión de manera exclusiva a la compañía con lo que llegan a poseer criterios y procedimientos distintos en función a la empresa que se trate.En algunas empresas se aplica un criterio diferente para para dar solución a esta problemática y es la de establecer sistemas de información y tableros de control con nuevas tecnologías, como el cloud computing, lo que genera ciertas ventajas y oportunidades como ser:

• El acceso directo y común a los datos de juicios.
• Gestión centralizada de documentos entre los agentes.
• La integración de políticas comunes, uniformes y objetivas.
• Calidad de la información con parámetros objetivos.
• Ruptura de las diferencias tecnológicas.
• Disminución de costos operativos.
• Mayor capacidad para la rotación con nuevos agentes. 

Si el sistema de información es centralizado, de bajo costo operativo, bajo costo tecnológico, y objetivo y adecuado tanto para la gestión como para el control, facilita la coordinación del trabajo entre los agentes produciendo datos fiables, reales y a disponibilidad de todos los interesados, o sea lo que llamamos calidad de la información. Un correcto sistema de información centralizado debe reflejar el correcto “estado del negocio” o en nuestro caso el correcto “estado de la cartera judicial”.

"Yo ya tengo sistema de gestión jurídica...y sigo con problemas!"

Recurrentes expresiones de este tipo surgen de los departamentos de legales de las compañías, sobre todo de aquellas que tienen gran volumen de expedientes judiciales. Cuando un sistema de gestión jurídica no arroja los resultados que esperamos, la responsabilidad recae en los sistemas y las herramientas o las funcionalidades que contienen los mismos. Es decir, raras veces encontramos otras maneras de justificar un reporte incorrecto o una sorpresa de un juicio inesperada. Por lo general, ponemos la mirada en el sistema o algunos de los usuarios del mismo. 

Por ejemplo: si disponemos de un sistema que nos arroja previsiones de los estados procesales de las compañías, si los reportes fallan, es porque el sistema no supo como procesarlos, o porque algún usuario pidió el reporte en tiempos inoportunos.

Pero hay algo mas a lo que podemos poner atención, que suelen ser la causa de los problemas que tienen actualmente las compañías. Las herramientas que analizan por ejemplo los reportes de la cartera se abastecen de la información que cargan los usuarios del sistema, del estado e historia de las novedades de los expedientes. Si esa información no es cargada a tiempo (o no es cargada directamente), el sistema pierde valor y se convierte en una mala inversión. La mayoría de los sistemas jurídicos de mercado son sistemas muy buenos en sus funcionalidades, en su desarrollo e integración entre usuarios que lo utilizan, incluso los más avanzados están preparados para que varias sucursales compartan la misma información al mismo tiempo. Pero entonces, ¿por qué aun invirtiendo sumas importantes en sistemas de gestión jurídica, recibimos tantos "dolores de cabeza"? Embargos preventivos imprevistos, pedidos de caducidad perdidos, o sentencias a pagar inesperadas. 

¿Por qué no podemos detectar adecuadamente estas situaciones con sistemas tan importantes?  Simple. Cuando un sistema carece de información, se vuelve obsoleto, y las decisiones que se toman diariamente, están basadas en una fantasía. No solo se convierten en una mala inversión, sino que además podemos cometer errores de decisión que llevan a la compañía a perder grandes sumas de dinero.

Los sistemas sin información oportuna y precisa pierden sus funcionalidades, arrojando datos incorrectos al momento de tomar decisiones, o pasando por alto problemas graves en los juicios de la compañía. Es decir, si carecemos de información, carecemos de buenos sistemas.

La mayoría de las compañías recurre a la carga de la actividad de tribunales como tarea de los estudios tercerizados a veces desconociendo que los juzgados no están informatizados, esperando que sean estos últimos quienes abastezcan al sistema de la información adecuada. Pero, a los estudios se les hace extremadamente dificultoso hacer dos tareas al mismo tiempo, impulsar los expedientes y CARGAR el sistema de la compañía. El resultado: La compañía pierde noción del verdadero estado de su cartera judicial, y del verdadero estado y último movimiento de cualquier juicio nuevo o existente que ingreso a la compañía.

Es importante que los departamentos de legales antes de adquirir un sistema tomen conciencia de cual será el proceso de abastecimiento de información que contenga el mismo.