Recurrentes
expresiones de este tipo surgen de los departamentos de legales de
las compañías, sobre todo de aquellas que tienen gran volumen de
expedientes judiciales. Cuando un sistema de gestión jurídica no
arroja los resultados que esperamos, la responsabilidad recae en los
sistemas y las herramientas o las funcionalidades que contienen los
mismos. Es decir, raras veces encontramos otras maneras de
justificar un reporte incorrecto o una sorpresa de un juicio
inesperada. Por lo general, ponemos la mirada en el sistema o
algunos de los usuarios del mismo.
Por ejemplo: si disponemos
de un sistema que nos arroja previsiones de los estados procesales de
las compañías, si los reportes fallan, es porque el sistema no
supo como procesarlos, o porque algún usuario pidió el reporte en
tiempos inoportunos.
Pero hay algo mas a lo que
podemos poner atención, que suelen ser la causa de los problemas que
tienen actualmente las compañías. Las herramientas que analizan por
ejemplo los reportes de la cartera se abastecen de la información
que cargan los usuarios del sistema, del estado e historia de las
novedades de los expedientes. Si esa información no es cargada a
tiempo (o no es cargada directamente), el sistema pierde valor y se
convierte en una mala inversión. La mayoría de los sistemas
jurídicos de mercado son sistemas muy buenos en sus funcionalidades,
en su desarrollo e integración entre usuarios que lo utilizan,
incluso los más avanzados están preparados para que varias
sucursales compartan la misma información al mismo tiempo. Pero
entonces, ¿por qué aun invirtiendo sumas importantes en sistemas de
gestión jurídica, recibimos tantos "dolores de cabeza"?
Embargos preventivos imprevistos, pedidos de caducidad perdidos, o
sentencias a pagar inesperadas.
¿Por qué no podemos detectar
adecuadamente estas situaciones con sistemas tan importantes? Simple. Cuando un sistema
carece de información, se vuelve obsoleto, y las decisiones que se
toman diariamente, están basadas en una fantasía. No solo se
convierten en una mala inversión, sino que además podemos cometer
errores de decisión que llevan a la compañía a perder grandes
sumas de dinero.
Los sistemas sin
información oportuna y precisa pierden sus funcionalidades,
arrojando datos incorrectos al momento de tomar decisiones, o pasando
por alto problemas graves en los juicios de la compañía. Es decir,
si carecemos de información, carecemos de buenos sistemas.
La mayoría de las
compañías recurre a la carga de la actividad de tribunales como
tarea de los estudios tercerizados a veces desconociendo que los
juzgados no están informatizados, esperando que sean estos últimos
quienes abastezcan al sistema de la información adecuada. Pero, a
los estudios se les hace extremadamente dificultoso hacer dos tareas
al mismo tiempo, impulsar los expedientes y CARGAR el sistema de la
compañía. El resultado: La compañía pierde noción del verdadero
estado de su cartera judicial, y del verdadero estado y último
movimiento de cualquier juicio nuevo o existente que ingreso a la
compañía.
Es importante que los
departamentos de legales antes de adquirir un sistema tomen
conciencia de cual será el proceso de abastecimiento de información
que contenga el mismo.
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