Ante las dificultades
que pueden generar las comunicaciones y la gestión de los expedientes entre los
departamentos de legales y los estudios externos muchas compañías invierten en
sistemas de gestión o métodos de información que les permita acelerar las
decisiones, obtener datos actualizados de cada juicio y evitar grandes pérdidas
económicas.
Sin embargo pasadas las primeras emociones en la implementación de estos
sistemas, en algunas organizaciones, comienzan nuevamente los mismos
inconvenientes. Este problema suele agravarse en aquellos casos donde los
estudios externos tienen dominio sobre los litigios y hasta cierta autonomía a
la hora de decidir el futuro del mismo. Algunos de esos motivos pueden resumirse
en:
Diferencias tecnológicas : Las brechas tecnológicas suelen ser
poco perceptibles a la hora de decidir una implementación. En algunos lugares
el acceso a Internet o a computadoras adecuadas pueden generar dificultades
operativas que transforman un sistema en poco amigable. Suele pasar que las
empresas eligen sistemas que funcionan muy bien en las ciudades más grandes del
país, y dejan de considerar a los pequeños pueblos donde la brecha es mayor y
justamente también la importancia del acceso a cada caso.
Criterios de trabajo diferentes : Muchos estudios jurídicos
externos son reyes en su colina y tienen metodologías propias producto de la
idiosincrasia del lugar donde reinan. A veces estos criterios pueden rozar la
informalidad o el trabajo de memoria y ofrecer grandes resistencias a la hora
de crear un método estandarizado, parametrizable y apto para la información de gestión Por supuesto no todo es una negación a nuevos métodos sino que puede
ser producto de la falta de entendimiento de los métodos de trabajo del
estudio, y esto genera una brecha poco práctica a la hora de la carga de
información de gestión.
Capacidades de gestión de personal interno : Exceptuando las
generaciones que se criaron con el desarrollo tecnológico o la nueva generación
Y, el uso de las tecnologías no es algo fácil de implementar y lleva a que los
abogados dueños de los estudios deleguen la tarea de carga de sistemas en su
personal auxiliar. La falta de entendimiento hace que a la hora de establecer
prioridades las limitaciones en la capacidad de gestión, o la falta de
personal, otorgue importancia a otros temas y no tanto a la carga de datos.
Falta de valor agregado para el estudio: Este es uno de los
puntos centrales. En la gran mayoría de los casos el análisis del sistema de
información o gestión se piensa en función a las necesidades de la empresa y no
en función a las necesidades del estudio jurídico. Un estudio que posee más de
un cliente se ve forzado a establecer múltiples metodologías y criterios que no
generan valor dentro de su organización sino más bien un procedimiento de
informe de gestión, cosa que antes también hacía pero de otra manera.
Una de las maneras de lograr el éxito a la hora de implementar un
sistema de gestión o información es enfocarse en algunos de los puntos antes
mencionados, sin embargo a la hora de elegir el más adecuado la generación de
valor agregado es la medalla de oro.
Si pensamos la cantidad de veces que adoptamos nuevas tecnologías en
nuestras vidas seguramente tendríamos una decisión egoísta escondida
donde la decisión pasa por la generación de ese valor adicional, a menos que
sea impuesta, en cuyo caso utilizaremos lo mínimo indispensable.
En el ambiente legal la incorporación de información útil hizo que los
abogados adoptaran Internet más rápidamente, lo mismo pasó con la adopción de
la PC la cual permitió hacer un escrito de manera prolija, rápida y
sin carbónicos.
Pensar en los puntos de generación de valor para el estudio jurídico y
no tanto para la empresa puede ser el determinante para lograr que el abogado
dueño se comprometa con el sistema y no delegue la función sin control en el
personal auxiliar. Claro está que el objetivo no es informatizar un estudio
sino lograr información en la empresa, por eso los métodos de información deben
ser simples, centralizados y con medios tecnológicos familiares que lleven a
los puntos más útiles e inmediatos en la generación de valor mutuo. Esto puede
apoyarse en:
- El
acceso directo y común a los datos de juicios.
- Gestión
centralizada de documentos entre los estudios y la compañía.
- La
integración de políticas comunes, uniformes y objetivas.
- Ruptura
de diferencias tecnológicas entre el estudio y la empresa.
- Disminución
de costos operativos.
Un adecuado sistema de información debería ser centralizado, de
bajo costo operativo, bajo costo tecnológico, adecuado tanto para la gestión
como para el control, y facilita la coordinación del trabajo entre los agentes
produciendo datos fiables, reales y a disponibilidad de todos los interesados.
Un correcto sistema de información centralizado debe reflejar el
correcto “estado del negocio” o en nuestro caso el correcto “estado de la
cartera judicial”.
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