Actuar como CEO en la dirección de legales.

La inmensa cantidad de reclamos judiciales y extrajudiciales que recibe la dirección de legales y su equipo diariamente hace difícil la situación de lidiar interna y externamente con los conflictos. Ante esta situación, aplicar criterios de Management en el departamento de legales genera tranquilidad y confianza. Por eso aquí algunas variables que pueden ser medidas por los departamentos de legales para descansar en mediciones concretas y no tanto situaciones intuitivas. Entiende el departamento de legales  (y puede demostrar claramente) algunas de estas variables?

·         El Valor de la función legal: Puede el departamento demostrar porque es importante el para la compañía?. Existen variables económicas claras y concretas que demuestren esto ?

·         Entendimiento del terreno legal: Entiende el departamento el terreno jurídico y legal donde opera? Lo puede demostrar?

·         Entendimiento de cómo Defender el staff, el presupuesto, y la estructura: Podemos dimensionar el ROI de la estructura y la función de cada uno de los integrantes?

·         Como reduce riesgos: Cuales son los hechos objetivos que demuestran que la compañía redujo los pasivos a través del departamento de legales?

·         Prevención:  Que situaciones puede demostrar en las que se haya anticipado o evitado los conflictos?

·         Reportes: Tiene variables de medición que puedan ser reportadas fácilmente,  y en cualquier momento?

·         Hacer vs comprar: Puede el departamento demostrar porque terceriza algunas operaciones o porque las hace?

·         Control de costos: Tiene el departamento claridad de devolución de sus gastos?

Estos son algunos de los ítems que podrían ser considerados disparadores de pensamiento Directivo para que los directores de legales actúen y piensen como CEO.

Litigios laborales en Latinoamérica. Los países con mayor tasa de litigiosidad.

Todas las empresas globales deben sacar indicadores de los tipos de litigios que tienen, y como estos impactan en los pasivos de la compañía.  De acuerdo al tipo de litigio que se tratan se encaran las mejoras que pueda hacer la compañía para evitarlos. En materia Laboral, cuando nos referimos a litigios laborales, la mayoría de las empresas de todos los tamaños se ven impactados por esta problemática.  Y no solo prestan atención a la causa del litigio sino que en una visión más amplia, es necesario prestar atención a indicadores por país. Entre los países que encabezan la lista de Litigiosidad Laboral nos encontramos a los tres referentes de la región como los tres países de mayor tasa de litigios de la región. La lista la encabeza Brasil, con un sistema impositivo y previsional muy complejo.  Casi uno de cada tres empleados tiene un reclamo por vía judicial en Brasil. Segundo  le sigue Argentina,  entre los países más conflictivos, donde 2 de cada 10 empleados realizan un conflicto judicial a las compañías antes de su retirada. El tercero en la lista es México, que recientemente  lanzo las modificaciones de la ley federal del trabajo que desestimula a las empresas que tercerizan recursos humanos a continuar operando, pero aún asi,  se mantiene entre los países de mayor ratio de litigiosidad. En México de 1 cada 10 empleados (10 %)  hace un  reclamo judicial por diferencias salariales.

Cuando analizamos la región podemos coincidir que los factores que intervienen en los elevados porcentajes de religiosidad podemos encontrar patrones comunes,  la Influencia estatal en las flexibilidad laboral,  la Influencia gremial, el nivel de informalidad del país, y la tasa de desempleo.  Estos factores son importantes analizar en cada país para entender porque sus índices de litigiosidad son elevados.

Para los Directores legales regionales estos datos no deberían ser menores, a la hora de analizar los litigios que afronta la compañía, y decidir si  desembarcar o no, en cualquiera de los países de la región. También   el nivel de transparencia de los procesos judiciales,  y el nivel de información de los mismos que contara la compañía a la hora de tomar decisiones suelen ser factores a considerar.

Tips para una buena gestión entre estudios internos y departamento interno

La buena relación entre los estudios externos y el departamento de legales interno de la compañía es clave para que una compañía pueda resultar beneficiada en la gestión de los casos judiciales. En un sistema judicial poco favorable para las multinacionales, compañías de seguros y bancos en general, es clave la buena relación entre ambos sectores. El objetivo, el éxito con el costo más bajo posible. Ahora bien,  Cuales son las competencias que la dirección de legales debería considerar a la hora de determinar correctamente una buena relación entre  un estudio externo y la compañía.

1.       Experiencia en el tipo de reclamo: Los pleitos que están afrontando, ya los había afrontado antes de forma exitosa?

2.       Calidad en las metodologías de trabajo:   Compartir conocimiento interno, usar tecnología amigable con la compañía, trabajar en equipo etc. Son algunos de los tema a prestar atención en el trabajo diario.

3.       Buena Colaboración entre los estudios externos con el staff interno de la compañía: La buena relación no solo se refiere a un buen trato, sino a una metodología de compartir información rápidamente y de forma efectiva.  

4.       Selección  uso apropiado de talentos internos por parte de los estudios: Las condiciones y metodologías de reclutamiento que poseen los estudios jurídicos para ubicar talentos,  y los talentos que ponen a disposición de la empresa. Son de suma importancia para resolver situaciones cotidianas.

5.       Responsabilidad de gestión: Cuando aparecen los problemas es cuando se nota la calidad de los estudios.  La habitualidad de cómo se realizan las tareas disminuye los riesgos.

6.       Relación costo beneficio equilibrada:  Los honorarios deben estar equilibrados a los tipos de conflictos y costo que la empresa afronta.

7.       Nivel de Efectividad en los pleitos:   la palabra éxito en los pleitos , es el costo más bajo posible.

Una buena relación entre estudios externos y departamento interno disminuye los riesgos de gastos innecesarios, o derrotas inesperadas. A esto habrá que agregarle un sistema de información que unifique la relación y centralización y reporting de los resultados del staff de trabajo.

Las mejores prácticas para recolectar información medible en los departamentos de legales.

Al momento de analizar la gestión de una compañía son solo algunos datos los que les  interesan dirección general.  En general son aquellos datos  que recolectados generen un informe de gestión más económico que jurídico. Se refiere a reportes medibles con análisis de riesgo asumido y costos que representarían los mismos. A continuación les brindamos algunos tips que pueden ser útiles para medir un reporte de gestión adecuado para la dirección. Cuál de las siguientes métricas está midiendo su departamento?

·         Cantidad de juicios que tiene la compañía. Ordenados por montos y tipos de reclamos.

·         Gastos legales como porcentaje de ingresos en la compañía.

·         Gastos legales  sobre el total de gastos.

·         Total de gastos legales ordenados por estudio  y por tipo de reclamo.

·         Porcentaje de gastos de legales de acuerdo al tipo de reclamo

·         Importe promedio de honorarios por tipo de reclamos

·         Tiempo estimado de terminación del reclamo por estudio o por tipo de reclamo.

·         Mapa judicial de la compañía.

El dato importante a tener en cuenta, en cualquier tipo de medición que adopte su compañía, es que la información llegue a tiempo, sea fácilmente consolidada, sea medible,  este alineado con los objetivos de la organización, y sobre todo sea real. Es decir que al momento que el reporte se genere  el mismo refleje una fotografía de una realidad cercana.

Como fijar honorarios equilibrados con estrategias Ganar vs Ganar

Optimizar los gastos legales en las compañías ha sido una prioridad en los Directores de legales desde hace tiempo. En ese sentido fijar honorarios jurídicos justos requiere siempre un esfuerzo de comprensión de tareas, atención de tiempo y dinámica organizacional. La tendencia es salir del honorario fijo mensual por causa hacia un método más equilibrado,  que contemple la performance de gestión beneficiando los buenos resultados,  y ajuste en los malos. El objetivo, lograr una alta performance jurídica.

Los honorarios a pagar a los estudios jurídicos ocupan una gran labor de inteligencia y un gran esfuerzo. La mayor parte de las energías se pierde en entender con claridad las tareas de los estudios, y poder controlarlas. Y así lograr que una performance de buenos resultados sea recompensada  y de resultados poco claros pueda ser ajustada.

Pero como hacer para que los primeros sean muy recompensados y los segundos no tanto. Algunas compañías acuden a métodos de pago de honorarios fijos por causas, otros a métodos extremadamente variables, que pagan por hora de trabajo, demandas contestadas, o escritos presentados.

Aquí algunas ideas:

o   25 % honorarios fijos mensuales.

o   $ fijos más 10 % variables de acuerdo al estado procesal

o   $ fijos más 2 % variables por documentos contestados

o   $ fijos más 10 %  otras tareas.

Lo importante en toda esta cuestión es que la comunicación sea acertada, de manera que ambas partes puedan comprenderlo con claridad.  También es necesario que el método de horarios sea simple y claro de entender para cualquier jurisdicción que se realice, y para todas las partes.

Centralizar la información judicial, otra tarea difícil.

Los departamentos de legales que litigan en varias provincias, usualmente se encuentran con el gran problema de centralizar la información. Centralizar la información no significa que la misma llegue al mismo tiempo, sino por el contrario en tiempos distintos pero en el mismo lugar. Y que finalmente pueda ser consultada  en un mismo reporte unificado. Esta tarea está ocupando cada vez más el tiempo de los directores o gerentes de legales.  E-mails que reciben con reportes provenientes de distintas provincias, difíciles de controlar, y que en algún momento tendrán que ser unificados. Responsables en todos lados de varias causas,  sistemas que requieren instalaciones complejas, que no pueden ser adaptados a la metodología interna de trabajo, desarrollos especiales que nunca terminan de cargarse. 

En Argentina hay 23 provincias y más de 100 departamentos judiciales, y en varios kilómetros de distancia promedio. Si consideramos un responsable en cada departamento judicial encontramos más de 100 responsables en las empresas que tienen juicios en todo el país. Será necesario entonces que cada uno de este responsable envíe informes cada vez que les sean solicitados. Tarea muy compleja si la hay unificar los informes en un solo reporte.  Además, controlar y unificar las cargas.

La solución es adaptar los sistemas a internet esto permite accesos rápidos, las 24 hs del día, y compartir la información evitando el problema de las distancias.

Complejidad de las distancias en los departamentos de legales

 

La extensión de los territorios que, entre otras cosas, nos permitió llegar e incorporar nuevas culturas, a su vez implicó el desarrollo de nuevas técnicas que facilitaran las comunicaciones, aunque luego fue necesaria también la implementación de tecnología específica.

Hoy muchas compañías debido a su cada vez mayor crecimiento, y expansión territorial por ende, deben optar por soluciones que les permitan llegar a aquella información que es indispensable para evitar problemas futuros. Para ello los departamentos de legales que deben llegar a sus expedientes dispersos por todo el territorio nacional, generalmente recurren a diferentes soluciones como pueden ser trabajar con corresponsales o tercerizar la cartera de juicios. A su vez estos también trabajan con procuradores que se acercan a los juzgados para realizar un resumen de la información que consultan.

Estos trayectos que recorre la información provocan por un lado; pérdidas de tiempo que conllevan a su vez consecuencias directas como por ejemplo: cuando recibimos la información ya debemos considerar que está desactualizada, y generalmente los plazos que permitirían alguna acción para revertir problemas, se encuentran vencidos. Y por otro lado; pérdidas de información, que pueden ir desde; desconocer la existencia de expedientes, o desconocimiento de su radicación real hasta pérdidas de documentación y traspapeladas.

La aplicación de tecnología como la digitalización de los expedientes en los estrados de los juzgados y su inmediata transferencia online, son soluciones que muchas compañías ya han comenzado a utilizar para llegar con sus propios ojos a la raíz de los problemas y así resolverlos a tiempo.

Workflow documental vs. Carpetas.

 

Legales se da cuenta que necesita una pericia técnica de venado Tuerto de un expediente judicial para analizarla en profundidad. Para ello, un abogado interno de la empresa le pide a otro  que se comunique con el estudio jurídico y le pida el escrito. Este último le envía un email a su secretaria quien recibe el requerimiento y se comunica con el estudio jurídico. La secretaria del estudio jurídico atiende el requerimiento y toma el recado. Seguido envía un email a uno de los abogados internos del estudio . El abogado interno se da cuenta que el estudio trabaja con un representante en Santa Fe. Levanta el teléfono y se comunica con el estudio de santa fe y le pide la pericia. Quien atiende es la secretaria que toma el recado y le envía un email al titular del estudio de Santa fe. Este último recibe el email y remite el pedido a su representante de venado tuerto. El abogado de venado tuerto recibe el requerimiento y envía a su procurador al juzgado. El procurador acude al juzgado y solicita una copia de la pericia por escrito. A la semana siguiente el procurador finalmente obtiene la pericia.  Le saca copias, y le deja a su jefe el escrito sobre su escritorio. Este ultimo le pide a su secretaria que remita una copia al estudio de santa fe por correo postal . Una semana después el estudio de Santa fe recibe la copia del escrito, la escanea y se lo envía a Buenos Aires. El estudio de buenos aires recibe la pericia por email y la reenvía al abogado interno de legales de la empresa. El abogado interno de la empresa, imprime tres copias, una para el abogado que lleva el expediente, una para él, y otro para el archivo. La pericia tardo 35 días en llegar a la empresa.  

Este procedimiento habitual de las compañías tiene varios costos ocultos, algunos de los cuales podemos enumerar.

·         Legales perdió más de un mes para decidir

·         Abogados internos envían emails habitualmente innecesarios.

·         Estudios jurídicos reciben y contestan emails habitualmente innecesarios

·         Secretarias reciben trabajos habitualmente innecesarios

·         Copias físicas circulan entre los estudios y las compañías, habitualmente innecesarios.

·         Los gastos de copias documentales y cadetería son habitualmente incensarios

·         Las decisiones se atrasan y toman más tiempo que el necesario, o aveces no se pueden tomar.

En la era de la información digital todavía encontramos que la mayoría de las empresas inconscientemente  (y diariamente)  se tropiezan con esta modalidad de trabajo.  La solución es compartir información digital, reforzando los  vínculos de comunicación, permitiendo compartir rápidamente la información sin alterarla y manteniéndola siempre en un archivo digital.  Esto permite que la información este a disposición de todos los integrantes de la cadena de valor en el mismo.  Una de las ventajas de la nueva era de la información digital es la de compartir sin duplicar, comentar sin alterar, tener acceso sin viajar,   y evitar gastos y tiempos innecesarios.